J’ai été l’Administrateur Système Salesforce d’Ocea Smart Building de septembre 2013 à juin 2018. Ce poste m’a amener à implémenter une partie des nouveautés sur la plateforme utilisée dans l’entreprise.
Voici quelques exemples de réalisations que j’ai implémenté au cours de ces années :

  • Mise en place de la retranscription du Club Utilisateurs
  • Mise en place du challenge des commerciaux “copro” pour le nombre de devis émis, le chiffre d’affaire sur les ventes et le calcul des unités de chauffages.
  • Implémentation du module “Requêtes” (Cases)
  • Gestion des droits utilisateurs
  • Personnalisation des objets standards et des présentations de pages

Club Utilisateurs

Le Club Utilisateur est une réunion cyclique entre l’équipe d’administration du CRM Salesforce et une partie des utilisateurs. Ma retranscription des sessions du club utilisateur est composée de trois objets personnalisés : le club utilisateur décrivant les sessions elles-mêmes, les participants listant les personnes présentent à chaque session et les commentaires que peuvent ajouter les utilisateurs du CRM. Une liste associée du standard Salesforce permet d’ajouter des fichiers à la fiche.
N’hésitez pas non plus à consulter l’exemple obtenu.

objet “club utilisateur” objet “club utilisateur – participants”
objet “club utilisateur – commentaires” club utilisateur – exemple

Challenge Commercial Copro

Ocea Smart building intervient auprès de quatre cibles de marchés : les copropriétés privées, les bailleurs sociaux, l’immobilier tertiaire et les collectivités territoriales.
Le challenge commercial copro est le classement national des commerciaux intervenant sur le marché des copropriétés privées. Les trois attributs suivit sont : le nombre de devis émis, le chiffre d’affaire gagné et le nombre d’Unités de Chauffage (regroupant les Compteurs d’Energie Thermique et les Répartiteurs de Frais de Chauffage).

Les résultats considèrent les données trimestrielles

  • Il y a une consolidation d’un trimestre au début du trimestre suivant
  • Au cours d’un trimestre les résultats intermédiaires sont transmis de façon hebdomadaire tous les lundis

Les composants utilisés pour les challenges commerciaux sont :

  • Des objets personnalisés : entrepôts des données référencées
  • Des rapports “sources” récupérant les données d’origines depuis les opportunités
  • Des instantanés de rapports permettant l’exécution automatique des rapports sources
  • Des tableaux de bords de restitutions utilisés pour les transmissions hebdomadaires et les résultats trimestriels finaux.

Les tableaux de bords de restitutions fournissent le TOP 15 aux commerciaux concernés et les résultats globaux à la Direction de l’entreprise.

Objet personnalisé “Challenge copro hebdo – CA” Objet personnalisé “Challenge copro hebdo – devis”

Rapport “extract hebdo challenge copro – CA” Rapport “extract hebdo challenge copro – devis”

Instantané de rapport “extract hebdo copro – CA” Instantané de rapport “extract hebdo copro – devis”
Tableau de bord hebdomadaire – Top 15 Tableau de bord hebdomadaire – Direction


Je présente ci-dessus l’environnement que j’ai implémenté pour le reporting hebdomadaire du challenge commercial. Cette version permet aux commerciaux et à la Direction de disposé de l’évolution au cours d’un même trimestre.

Un environnement totalement équivalent est disponible pour la fréquence trimestrielle.
J’ai aussi implémenté un équivalent pour la fréquence mensuelle. La différence étant dans ce cas qu’il n’y a pas de tableaux de bords.

Module requête

Les objets “requête” et “solution” sont des objets standard de Salesforce. Il n’est donc pas nécessaire de les créer. Il y a quand même du paramétrage à mettre en place pour que les requêtes soient utilisables.

Dans le vocabulaire Salesforce, les requêtes sont des demandes et les solutions sont des réponses génériques (les bonnes pratiques) à ces demandes.

Dans son sens simple l’implémentation du module requête correspond à la fourniture des droits sur l’objet “requête” aux utilisateurs via les profils.
Comme beaucoup d’objets standards Salesforce il faut personnaliser cet objet pour qu’il corresponde aux besoins.

Les éléments que j’ai créés pour personnaliser les requêtes sont les suivants :

  • Trois modèles de mails pour l’ouverture d’une requête, l’ajout de commentaires et la fermeture d’une requête.
  • Trois règles de workflow pour notifier de l’ouverture, de l’ajout de commentaire et de la fermeture d’une requête.
  • La personnalisation de l’objet requête (champs personnalisés et présentation de page)
ouverture d’une requête ajout de commentaire fermeture d’une requête
Modèle de mail notification ouverture requete commentaire sur requete
Règle de workflow
Objet “Requête”

Gestion des droits utilisateurs

Salesforce propose un système de gestion des droits en standard. Ocea Smart Building utilise ce système simple et robuste pour gérer les droits utilisateurs.

  • Les rôles et la hiérarchie des rôles : éléments de définition des données visibles par les utilisateurs.
  • Les profils : éléments de définition des actions autorisées pour les utilisateurs.
  • Les groupes publics : éléments utilisables dans les règles de partages pour compléter l’accès aux données définit avec la hiérarchie des rôles.
  • Les files d’attentes : éléments de définition d’équipes pour distribuer et attribuer des enregistrements (pistes ou requêtes) à des utilisateurs qui partagent des charges de travail.

Pour consulter la hiérarchie des rôle, cliquez ici »».

Les profils Liste des profils utilisateurs Exemple de profil utilisateur
Les groupes publics Liste des groupes publics Exemples de groupes publics
Les files d’attentes Liste des files d’attentes Exemple de file d’attente

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